Wat is de Exotenscan-app
De Exotenscan-app is het rapportagesysteem van Keur & Advies voor inspecties van invasieve exoten. Alles voor een opdracht zit in één systeem: de klant, de afspraak, het inspectierapport (met foto's en soortherkenning), de PDF voor de klant en de factuur met betaallink. De app draait in de browser op app.keurenadvies.com en werkt ook op telefoon en tablet — inclusief offline, in het veld.
Deze handleiding beschrijft de vaste werkwijze, zodat iedereen een binnenkomende boeking op dezelfde manier afhandelt.
★ Er komt een boeking binnen — het stappenplan
Dit is de standaardroute van "klant belt of mailt" tot "rapport verstuurd en factuur betaald". Volg de stappen in deze volgorde.
Zoek de klant op — of maak een nieuwe aan
Menu → Relaties
Gebruik de zoekbalk om te controleren of de klant al bestaat. Zo niet: klik Nieuwe klant en vul in:
- Naam (verplicht), bedrijf, telefoon
- E-mail — vul dit altijd in: zonder e-mailadres kan de app geen factuur of rapport versturen
- Adres, postcode, plaats — dit wordt automatisch de standaardlocatie van de afspraak en komt op de factuur
- Zakelijke klant? Vul dan ook contactpersoon, KvK- en btw-nummer in, en — als facturen naar een ander adres moeten dan het gewone contactadres — het aparte factuur-e-mailadres. Facturen gaan dan automatisch daarheen.
Plan de afspraak in
Klantkaart → Nieuwe afspraak
- Titel en datum zijn verplicht; tijd staat standaard op 09:00
- Locatie is vooringevuld met het klantadres — pas aan als de inspectie ergens anders is
- Status: kies Gepland (nog af te stemmen) of Bevestigd (datum staat vast)
- Toewijzen aan inspecteur: kies wie de scan uitvoert. De toegewezen inspecteur ziet de afspraak, mag hem bewerken en het rapport maken. (Dit veld zien alleen eigenaar/administratie.)
- Afspraakbevestiging: staat standaard aan — de klant krijgt bij het opslaan meteen een nette bevestigingsmail met datum, tijd en locatie. De dag vóór de afspraak stuurt het systeem bovendien automatisch een herinnering naar de klant (scheelt no-shows).
Optioneel: factuur direct klaarzetten en versturen
Vink in hetzelfde afspraakscherm "Factuur klaarzetten en versturen bij deze afspraak" aan. De app vult automatisch het standaardtarief in (instelbaar in Administratie, standaard € 340,00 excl. btw) en toont live het totaal inclusief btw.
Bij het opslaan van de afspraak gebeurt dan automatisch:
- er wordt een factuur aangemaakt met een doorlopend factuurnummer;
- de factuur wordt gekoppeld aan de afspraak (en later automatisch aan het rapport);
- de factuur wordt direct gemaild naar de klant: nette mailtekst, factuur-PDF als bijlage en — indien ingesteld — een Mollie-betaallink (iDEAL, creditcard e.a.). Geen mailprogramma nodig.
Dag van de inspectie: rapport starten vanuit de afspraak
Relaties → klant → afspraak → Rapport starten
De inspecteur opent op locatie de afspraak en start daaruit het rapport. De klant- en locatiegegevens worden automatisch overgenomen, de afspraak krijgt de status Voltooid en wordt aan het rapport gekoppeld — net als een eventueel al aangemaakte factuur.
Rapport invullen en afronden
Loop de rapportonderdelen langs: Klant → Locatie → Bevindingen → Soorten → Actieplan. Voeg per aangetroffen soort foto's toe; met de ingebouwde Pl@ntNet-herkenning kan een soort direct vanaf een foto worden geïdentificeerd. Zie Het rapport invullen voor details.
Klaar? Zet de status van Concept naar Definitief.
Rapport versturen naar de klant
Klik in het rapport op Mailen — de mail wordt direct verstuurd namens Keur & Advies, met het rapport (PDF) automatisch als bijlage. Het rapport gaat daarna vanzelf op Verzonden. Eén klik, klaar.
Facturatie afronden
Is er bij stap 3 al een factuur verstuurd, dan hoef je alleen de betaling te bewaken. Zo niet: maak de factuur vanuit het rapport of via Administratie. Zodra de betaling binnen is: Markeer betaald. Blijft betaling uit, dan staat in Administratie de herinnerings-/aanmaningsflow klaar (zie Facturen).
De drie onderdelen van de app
| Onderdeel | Wat je er doet |
|---|---|
| Dashboard | Overzicht van alle rapporten, met filters op status. Hier start je ook een los rapport via + Nieuw rapport (zonder afspraak). |
| Relaties | Klanten en afspraken. Per klant zie je de gegevens, komende en eerdere afspraken en alle bijbehorende rapporten. Hier begint elke boeking. |
| Administratie | Alleen voor eigenaar/administratie: bedrijfsgegevens en tarieven, het volledige facturenoverzicht (zoeken, filteren, snelacties, CSV-export), herinneringen, Pl@ntNet-koppeling en gebruikersbeheer. |
Het rapport invullen
Een rapport bestaat uit vijf onderdelen; de app toont per onderdeel of het compleet is:
- Klant — opdrachtgever (vooringevuld als het rapport vanuit een afspraak is gestart)
- Locatie — adres en plaats van de inspectie
- Bevindingen — zijn er exoten aangetroffen, en de algemene situatie ter plaatse
- Soorten — per aangetroffen soort: foto's, locatie op het perceel, ingeschatte m² en omvang van de besmetting. Via de Pl@ntNet-knop identificeer je een soort direct vanaf een foto (de app geeft suggesties met zekerheidsscore).
- Actieplan — de eindconclusie: van geen actie vereist tot monitoring aanbevolen of verdergaand beheer/bestrijding
Rapportstatussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | In bewerking — nog niet af. |
| Definitief | Inhoudelijk klaar en gecontroleerd; klaar om te versturen. |
| Verzonden | Naar de klant gemaild. Wordt automatisch gezet bij Direct versturen. |
Rapport versturen naar de klant
Klik in het rapport op Mailen — meer is het niet. De app verstuurt de mail meteen namens Keur & Advies, met de rapport-PDF automatisch als bijlage, en zet de status op Verzonden. Antwoorden van de klant komen gewoon in het gedeelde postvak binnen. Hetzelfde geldt voor facturen en betalingsherinneringen: alles gaat direct de deur uit, zonder mailprogramma.
Alleen als het direct versturen een keer niet lukt (bijvoorbeeld bij een storing of een ontbrekend e-mailadres) verschijnt er een vangnet-scherm: daar zie je wat er misging en kun je het opnieuw proberen, of de mail alsnog via Gmail/Outlook/je eigen mail-app opstellen.
Facturen & betalingen
Een factuur maken
Dat kan op drie momenten — kies wat past bij de afspraak met de klant:
- Bij het inplannen — vinkje "Factuur klaarzetten en versturen" in het afspraakscherm (zie stappenplan, stap 3). De factuur wordt later automatisch aan het rapport gekoppeld.
- Vanuit het rapport — na afronding van de inspectie.
- Via Administratie — handmatig, bijvoorbeeld voor afwijkende regels of bedragen.
Het facturenoverzicht
Onder Administratie → Facturatie staat het complete overzicht: bovenaan de kerncijfers (openstaand bedrag, facturen over de vervaldatum, betaald dit jaar, concepten) — klik op zo'n kerncijfer en de lijst filtert direct op die groep. Daaronder alle facturen met een zoekveld (nummer, klant of e-mail) en filterknoppen mét aantallen (Alle / Concept / Openstaand / Te laat / Betaald). Per factuur zie je onder de status ook wanneer hij is verstuurd en betaald, plus snelacties in de rij: een concept direct Versturen, een openstaande factuur op Betaald zetten, of Open voor de details. Met de knop CSV-export download je alle facturen als bestand voor de boekhouder.
Versturen & betaallink
Bij het versturen gaat de factuur-PDF automatisch als bijlage mee, samen met een beveiligde online betaallink (iDEAL, creditcard e.a.) naast de gewone bankgegevens. Betaalt de klant via die link, dan springt de factuur vanzelf op Betaald — en stoppen ook de automatische herinneringen meteen. Alleen bij een gewone bankoverschrijving markeer je de factuur nog zelf als betaald. De standaard betalingstermijn is 14 dagen (instelbaar in Administratie).
Factuurstatussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Aangemaakt, nog niet verstuurd. |
| Verzonden | Naar de klant gemaild (wordt automatisch gezet bij Direct versturen). Telt mee in "openstaand". |
| Betaald | Betaling ontvangen. Gaat vanzelf bij betaling via de online betaallink; bij een bankoverschrijving zet je hem zelf via Markeer betaald. Stopt de automatische opvolging. |
Herinneringen en aanmaningen — automatisch
Zolang een verstuurde factuur niet op Betaald staat, bewaakt het systeem de betaling automatisch. Elke dag wordt gecontroleerd welke facturen over de vervaldatum heen zijn; de klant ontvangt dan vanzelf de juiste vervolgstap (met minimaal 5 dagen tussen twee mails):
| Niveau | Wanneer (na vervaldatum) | Toon |
|---|---|---|
| Vriendelijke herinnering | na 3 dagen | Vriendelijk — "wellicht aan uw aandacht ontsnapt" |
| 1e aanmaning | na 14 dagen | Formeler, nieuwe deadline, € 15 kosten |
| 2e aanmaning | na 28 dagen | Zakelijk, kosten en rente |
| Laatste sommatie | na 42 dagen | Ingebrekestelling; incassotraject bij geen reactie |
Elke automatisch verstuurde herinnering wordt op de factuur geregistreerd (afzender "Automatisch") en is terug te zien onder Administratie → Tarieven & facturen. Handmatig een herinnering versturen kan daar ook nog steeds — het systeem houdt daar rekening mee en mailt niet dubbel.
Rollen en rechten
| Rol | Rechten |
|---|---|
| Eigenaar | Volledige toegang, inclusief Administratie, tarieven, alle facturen en gebruikersbeheer (rollen toekennen, nieuwe gebruikers aanmaken). |
| Administratie | Toegang tot het Administratie-onderdeel: klanten, afspraken inplannen en toewijzen, facturen en herinneringen. |
| Inspecteur | Ziet en bewerkt de aan hem/haar toegewezen afspraken en maakt de bijbehorende rapporten. |
Je eigen rol staat altijd rechtsboven in de app, naast je naam. Onder Administratie → Rollen staat een overzicht van alle gebruikers mét uitleg per rol; nieuwe collega's maak je daar aan via Nieuwe gebruiker. Alleen de eigenaar kan rollen wijzigen en gebruikers (de)activeren.
Mobiel & offline gebruik
- Installeren als app: open app.keurenadvies.com op je telefoon en kies "Toevoegen aan beginscherm" (of gebruik de installatiebanner). De app opent dan volledig scherm, net als een gewone app.
- Offline werken: zonder bereik kun je gewoon doorwerken aan rapporten en foto's maken. Wijzigingen worden lokaal bewaard en automatisch gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is — foto's staan dan even in een wachtrij.
- Ingelogd blijven: je blijft ingelogd, ook na het sluiten van de app.
Beheer & instellingen
Alles onder Administratie (alleen eigenaar/administratie):
- Bedrijfsgegevens — naam, adres, KvK, btw-nummer, IBAN, telefoon, e-mail. Deze gegevens komen automatisch op facturen en in mailteksten.
- Tarieven — standaardtarief inspectie & rapportage, btw-percentage en betalingstermijn.
- Pl@ntNet-koppeling — API-sleutel voor de soortherkenning (met testknop).
- Rollen — gebruikersbeheer.
Technisch beheer (voor de beheerder van de website): de app draait op app.keurenadvies.com; het direct versturen van e-mail loopt via api/resend-mail.php (Resend), betaallinks via mollie-betaallink.php (Mollie) en de automatische betalingsherinneringen via een dagelijkse cron-taak op api/herinneringen-cron.php. De sleutels daarvoor staan uitsluitend op de server.
Veelgestelde vragen
Er belt een klant voor een scan — waar begin ik?
Bij Relaties: klant opzoeken of aanmaken (mét e-mailadres), dan Nieuwe afspraak. Zie het stappenplan bovenaan.
Ik kan geen factuur versturen bij de afspraak — het vinkje geeft een melding.
De klant heeft dan geen e-mailadres. Sluit het afspraakscherm, vul het e-mailadres aan bij de klantgegevens en probeer het opnieuw.
Moet ik de factuur meteen bij het inplannen versturen?
Nee, dat is optioneel. Je kunt ook ná de inspectie factureren, vanuit het rapport of via Administratie. Spreek binnen het team af wat de standaard is per type klant.
Moet ik nog een mailprogramma kiezen bij het versturen?
Nee. Eén klik op Mailen of Versturen en de mail gaat direct de deur uit namens Keur & Advies, met de PDF automatisch als bijlage; de status springt vanzelf op Verzonden. Alleen bij een storing verschijnt een vangnet-scherm waarmee je het opnieuw kunt proberen of alsnog via Gmail/Outlook/je eigen mail-app kunt versturen.
De soortherkenning werkt niet.
Dan is er geen (geldige) Pl@ntNet-sleutel ingesteld. De eigenaar kan die koppelen en testen via Administratie. Je kunt de soort altijd ook handmatig invoeren.
Ik zie een afspraak niet die een collega heeft ingepland.
Afspraken worden aan een inspecteur toegewezen. Controleer bij eigenaar/administratie aan wie de afspraak is toegewezen.
Een klant heeft betaald — waar verwerk ik dat?
Betaalde de klant via de online betaallink? Dan hoef je niets te doen — de factuur springt vanzelf op Betaald. Alleen bij een gewone bankoverschrijving: Administratie → Facturatie → Betaald bij de betreffende factuur. Doe dat meteen: het stopt ook de automatische herinneringen.
Moet ik zelf nog betalingsherinneringen versturen?
Nee, dat gaat automatisch: het systeem controleert dagelijks de openstaande facturen en verstuurt vanzelf de juiste herinnering of aanmaning. Handmatig kan nog steeds (bijvoorbeeld na telefonisch contact met de klant) via Administratie — het systeem mailt dan niet dubbel.
Een klant kreeg een herinnering terwijl er al betaald was.
Dan stond de factuur nog niet op Betaald op het moment van versturen. Markeer de factuur alsnog als betaald en stuur de klant kort een excuus; de opvolging stopt daarna vanzelf. De herinneringsteksten houden hier al rekening mee ("heeft u reeds voldaan, beschouw deze mail als niet verzonden").
Krijgt de klant vanzelf een herinnering aan de afspraak?
Ja. Bij het inplannen gaat (standaard) direct een bevestigingsmail naar de klant, en de dag vóór de afspraak stuurt het systeem automatisch een herinnering met datum, tijd en locatie — zolang de afspraak op Gepland of Bevestigd staat en de klant een e-mailadres heeft.
Wat gebeurt er met mijn werk als de verbinding wegvalt?
Niets gaat verloren: de app bewaart alles lokaal en synchroniseert automatisch (inclusief foto's) zodra je weer online bent.
Ik zie een foto-tegel met "Synchroniseert…" — wat betekent dat?
Die foto is gemaakt op een moment zonder (goede) internetverbinding en staat nog op het apparaat waarmee hij is gemaakt. Zodra dát apparaat de app opent met internet, wordt de foto automatisch geüpload en verschijnt hij overal — de app probeert dit elke paar minuten vanzelf. Er gaat niets verloren.
Deze pagina is bereikbaar via app.keurenadvies.com/handleiding.html (of via menu → Handleiding in de app) en kan via de browser worden geprint of als PDF bewaard.